Digitalisierst du einen Scheiß-Prozess, hast du einen digitalen Scheiß-Prozess

Warum Digitalisierung im Mittelstand so oft teuer scheitert – und was vorher passieren muss.

Es gibt einen Satz, den ich in Digitalisierungsprojekten am liebsten gleich loswerde, bevor irgendjemand über Software redet:

Wenn du einen Scheiß-Prozess digitalisierst, hast du am Ende einen digitalen Scheiß-Prozess.

Klingt flapsig. Ist aber die ganze Wahrheit.

Digitalisierung im Mittelstand ist kein Ziel

Die meisten Projekte laufen gleich ab: Man nimmt einen über Jahre gewachsenen Prozess und gießt ihn eins zu eins in Software. Dieselben Umwege, dieselben Doppelerfassungen, dieselbe Dreifach-Freigabe, die es seit 2009 gibt, weil damals einmal jemand jemandem nicht vertraut hat. Das Feld, das niemand füllt. Der Bericht, der gedruckt wird, um danach abgetippt zu werden. Die Excel, die eine andere Excel füttert.

Nur eben jetzt mit Lizenzkosten und einem Login.

Der Schmerz wird dadurch nicht kleiner. Er wird teurer und bekommt ein Dashboard.

Erst geradeziehen, dann digitalisieren

Der eigentliche Hebel liegt vor der Software: hinterfragen, weglassen, vereinfachen. Der billigste Schritt in jedem Projekt ist der, den du streichst, weil er nie wieder Aufwand macht.

Die einfachste Methode dafür ist unbequem – für alle Beteiligten. Ich entschuldige mich inzwischen schon beim Projekt-Kickoff bei den Mitarbeitern dafür, dass ich sie in den nächsten Wochen zu Tode nerven und alles tausendfach hinterfragen werde, um den Dingen wirklich auf den Grund zu gehen.

Denn die Methode ist simpel: bei jedem Schritt so lange „warum“ fragen, bis jemand „weiß ich auch nicht mehr“ sagt. Genau dort liegt das Geld. Nicht in der teuren Sonderfunktion, sondern in den drei Schritten, die man ersatzlos kippen kann, sobald jemand laut ausspricht, dass sie keinen Zweck mehr erfüllen.

Der Standard ist geronnene Erfahrung

Und jetzt kommt der Teil, den viele unterschätzen. Ein Standard-ERP wie Business Central ist kein leeres Werkzeug, in das man seine Gewohnheiten kippt. Es ist die destillierte Erfahrung aus zehntausenden Unternehmen, die dieselben Probleme schon hatten – in Prozesse gegossen, die sich bewährt haben.

Wer seinen krummen Sonderweg an den Standard anpasst statt den Standard an den Sonderweg, bekommt die Prozessverbesserung gratis mitgeliefert. Umgekehrt zahlt er doppelt: einmal für die Anpassung und ein zweites Mal dafür, dass er genau den Prozess einbetoniert, der ihn ohnehin gebremst hat.

Die teure Individualanpassung ist erschreckend oft nichts anderes als die Einbalsamierung eines Scheiß-Prozesses.

Anpassen ist nicht gleich Anpassen

Jetzt der ehrliche Gegenpunkt, sonst wird daraus eine billige Standard-Predigt. Die Frage ist nie „Standard oder Anpassung“, sondern: wofür passt du an?

Bildet der Standard einen Prozess sauber ab, lässt sich aber umständlich bedienen, dann ist eine Anpassung goldrichtig. Eine Komfortfunktion, die zehn Klicks auf zwei reduziert, das passende Feld direkt an die richtige Stelle holt oder eine lästige Wiederholung automatisiert, verbiegt den Prozess nicht – sie macht den guten Prozess endlich angenehm bedienbar. Genau dafür ist die Plattform offen, und genau hier entsteht echte Akzeptanz bei den Anwendern.

Der Unterschied ist die Richtung. Schlechte Anpassung bildet einen schlechten Prozess nach. Gute Anpassung legt eine bequeme Oberfläche über einen guten. Das eine konserviert, das andere erleichtert.

Und dann gibt es noch die dritte Sorte: die Sonderlocke, die kein Ballast ist, sondern der Grund, warum der Kunde Geld verdient – das, was die Konkurrenz nicht kann. Die gehört nicht wegkonfiguriert, die gehört geschützt.

Welcher Sonderweg historischer Ballast ist, welcher reine Bequemlichkeit und welcher das Tafelsilber – diese Unterscheidung trifft kein Tool und kein Konfigurator, der nur abnickt. Das ist Urteilsvermögen. Das ist Beratung.

Worum es eigentlich geht

Digitalisierung fängt nicht mit Software an. Sie fängt mit einer unbequemen Ehrlichkeit an: den eigenen Prozess anzuschauen und zuzugeben, was davon echter Mehrwert ist und was nur „haben wir immer so gemacht“.

Die Software ist der einfache Teil. Der Mut zum Weglassen ist der schwere – und der einzige, der sich am Ende auszahlt.

Alles andere ist genau das, wovor der Satz warnt. Nur in schön, mit Dashboard.